Az elszámolások gyors és zökkenőmentes elfogadhatósága érdekében az alábbi szempontokat kérjük betartani.
Általános / formai követelmények
1. Az elszámolás két részből áll: szöveges beszámolóból, illetve a feladathoz tartozó kiadásokat dokumentáló pénzügyi bizonylatokból.
A szöveges beszámoló közvetlenül kapcsolódjon a pénzügyi elszámolásban szereplő tételekhez, azok szakmai, tartalmi hátterét, a kiadások főbb jellemzőit összegezze. Megjegyezzük, hogy a szöveges beszámoló nem azonos a negyedéves bontásban benyújtandó sportszakmai beszámolóval.
A pénzügyi elszámolást a támogatási szerződéshez kapcsolódó költségtervvel összehasonlítható módon kell elkészíteni. Csak a támogatási szerződés mellékletét képező, MOB által kiküldött vagy a MOB honlapjáról letöltött számlaösszesítőt (1. számú melléklet) fogadjuk el a pénzügyi elszámoláshoz.
A számlaösszesítőt a MOB részére elektronikusan is meg kell küldeni a felleg.bernadett@mob.hu vagy a farkas.tibor@mob.hu e-mail címre, egyéb esetben az elszámolást nem áll módunkban elfogadni.
A számlákat az elszámolási összesítőre beazonosítható módon fel kell vezetni és a hitelesített másolatokat mellékelni az elszámoláshoz.
2. Amennyiben adott szerződés több feladathoz biztosít céltámogatást, a számlákat feladatonként csoportosítva, csoportonkénti összesítővel kell benyújtani. Valamennyi szerződésben meghatározott feladat támogatására biztosított összeget teljes egészében, külön-külön el kell számolni.
3. Javasoljuk, hogy az elszámolást főszabályként eseményenként, az egyéb tételeket pedig főbb kiadástípusonként állítsák össze. A versenyek, edzőtáborok szerint tagolódjon az elszámolás, azok főbb paraméterei (pontos megnevezés, időpont, helyszín, résztvevők listája) legyenek rögzítve, majd az adott eseményhez kapcsolódó kiadások (szállás, ellátás, utazás, biztosítás stb.) egymás után következzenek. A versenyről vagy edzőtáborról készített csapatvezetői jelentést is kérjük mellékelni.
4. Az elszámoláshoz a támogatási szerződésben megjelölt, hatályos jogszabályokban foglalt tartalmi és alaki követelményeknek megfelelő számlák hiteles másolatai nyújthatók be. Ahogy az a támogatási szerződés 6.4.2. pontjában is szerepel, az eredeti számviteli bizonylatnak tartalmaznia kell a Számviteli Törvény kötelező előírásait, ennek keretén belül a kontírozási, vagy naplófőkönyvi hivatkozásokat, a könyvelés dátumát és a könyvelő aláírását. Amennyiben a tételek sokasága miatt nem lehetséges a kontírozási tételek rávezetése a számlára, úgy külön kontírozó lapot kell a számla mellé csatolni.
Ezúton jelezzük, hogy a jövőben helyszíni ellenőrzések keretében is vizsgálni fogjuk az állami támogatáshoz elszámolt számlákat, bizonylatokat és egyéb dokumentumokat.
5. Az eredeti számlákat záradékolni kell: azokra rá kell vezetni azt a szerződésszámot, amihez az adott bizonylat el van számolva (adott számla több szerződésszámhoz megbontva is záradékolható).
6. A másolatok hitelességét a támogatott szervezet gazdasági ügyekért felelős képviselője aláírásával és a szervezet eredeti pecsétjével igazolja.
7. Az összesítő elszámolási táblázat szerinti sorszámot a számlamásolatokra rá kell vezetni.
8. A bizonylatokhoz csatolni kell azok tényleges pénzügyi teljesítését:
a. Átutalásos fizetési mód alkalmazása esetén a banki bizonylatot kérjük csatolni. Forint számláról történő deviza átutalás esetén, a banki bizonylaton megjelenő terhelés összege elszámolható. Devizaszámláról történő utalás esetén az átutalás napján érvényes MNB árfolyammal vagy a számlavezető bank árfolyamával kiszámított forint összeg elszámolható. A számítás alapjául szolgáló árfolyamot dokumentálni szükséges.
b. Készpénzes pénzügyi teljesítés esetén a kifizetéshez a kiadási pénztárbizonylatot szükséges mellékelni. A kiadási pénztárbizonylaton legyen beazonosítható, hogy az adott tétel teljesítését tartalmazza. A bizonylat olvashatóan tartalmazza az átvevő természetes személy nevét, illetve a megjelölt személy aláírását. Készpénz devizában is kiadható, ez esetben az átszámítás alapja a hozzá tartozó valutavásárlási bizonylaton feltüntetett árfolyam, ennek hiányában a kiadási pénztárbizonylat napján érvényes MNB vagy számlavezető banki árfolyam (dokumentálva).
Speciális / tartalmi követelmények
9. Az egyes támogatási célokhoz elszámolható bizonylatok körét a támogatási szerződés 5.1.1. pontja tartalmazza.
10. A bíróságon alszámon bejegyzett szakági szövetséggel rendelkező sportszövetségek esetében a támogatások mind a szakszövetség, mind a szakági szövetség nevére kiállított bizonylatokkal elszámolhatók.
11. Szövetségi támogatáshoz a szövetség tagjai (sportszervezetek) által kibocsátott számlák is elszámolhatók.
12. A sportegészségügyi típusú költségek indokoltságát – különös tekintettel a táplálékkiegészítők, gyógyszerek, gyógyhatású készítmények, vitaminok beszerzésére – minden esetben sportorvosi, keretorvosi aláírással és pecséttel kell alátámasztani.
13. A sportszolgáltatást illetve egyéb szolgáltatást tartalmazó számlák mellé csatolni kell a feladathoz tartozó szerződést vagy megrendelőt a szolgáltatás és az ellenszolgáltatás pontos meghatározásával, illetve a szolgáltatás teljesítésének igazolását a megrendelő részéről. A megrendelésből és/vagy árajánlatból egyértelműen levezethető legyen a leszámlázott érték és a szolgáltatás tartalma (nem elégséges például egy olyan vendéglátás típusú számla, ahol 1 egységnyi ellátás van feltüntetve, és a megrendelő is általános jellegű). A szolgáltatások megtörténtét főszabályként a szövetség képviselője teljesítésigazolással támasztja alá. Teljesítésigazolásként elfogadható a számlára rávezetett, a szövetség képviselője által jegyzett hasonló tartalmú szöveg.
14. Személygépjárművel történő utazások költségét szabályosan kitöltött „Kiküldetési rendelvényen” (2. sz. melléklet) vagy „Útnyilvántartáson” lehet elszámolni. A lényeg, hogy rögzítve legyenek az út és a gépkocsi alapadatai (km, rendszám, fogyasztás), a hivatalos APEH norma alapján (http://www.apeh.hu/uzemanyag/uzemanyagarak/benzinar_2011.html ) a számítás levezetése, valamint a dokumentumon szerepeljen az összeget utalványozó és átvevő személy aláírása.
Fel kell tüntetni az esemény megnevezését és a gépkocsival utazók nevét. Önmagában a benzinszámla sem képezi az elszámolás alapját.
Magyarországi utazásokra vonatkozó közlekedési bérletet, jegyet számla nélkül nem lehet elszámolni. A külföldi közlekedési jegyek vásárlásáról, illetve az autópályadíj befizetéséről kapott bizonylatok elszámolhatók.
15. Versenybíró / játékvezető / egyéb sportszakmai munkát végző hivatalos személy kifizetésének igazolására a versenybírói kifizetések alapját, a bírói díjakat szabályozó rendszert, elnökségi határozatot is kérjük megküldeni.
16. A támogatás terhére bankköltség külön tételként nem számolható el.
17. A szövetség 50 000 Ft egyedi beszerzési értékhatár felett köteles eszköznyilvántartást vezetni a vásárolt eszközökről, illetve a kiadott felszerelések, eszközök átvételét az elszámolásban igazolni.
18. Bér- és bérjellegű kifizetések
A támogatási szerződés értelmében a Kedvezményezettel munkaviszonyban vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban álló sportszakemberek bérére illetve megbízási díjára a támogatási összeg legfeljebb 30%-a fordítható. A keretbe tehát beleszámít a megbízási díjként, számlára rendszeresen kifizetett összeg is.
A munka- illetve megbízási szerződést, a kifizetés teljesítését, valamint a bér elszámolásához a bérjegyzéket kötelezően is csatolni kell az elszámoláshoz. Szintén csatolni kell a munkavállalóhoz kapcsolódó levonások – SZJA, munkavállalói járulék, nyugdíjjárulék stb. – és a kifizetést terhelő munkaadói járulékok adott személyhez tartozó átutalását egyértelműen igazoló bankbizonylatokat is.
19. Műhelytámogatás
A támogatás továbbadása a szövetség és a sportszervezet között köttetett támogatási szerződéssel történik meg. A szerződés legyen összhangban a MOB és a szövetség között létrejött támogatási szerződéssel.
A műhelyek elszámolásaikat a szerződésükben foglalt rendelkezések szerint a szövetségnek nyújtják be. A szövetség jóváhagyása esetén – a saját elszámolása részeként – továbbítja a szakosztályi elszámolásokat a MOB felé.
A sportszervezetek a szövetséggel megkötött támogatási szerződésük azonosító számát használhatják bizonylataik záradékolásához. Ebben az esetben a MOB és az érintett szövetség közötti támogatási szerződés azonosítószámát nem szükséges rávezetni a sportszervezetek számláira.
A műhelytámogatáshoz a szövetség által kibocsátott számlák csak abban az esetben elszámolhatók, amennyiben a sportszervezet a szövetség nevére kiállított, az adott feladathoz tartozó végfelhasználói bizonylat másolatát is csatolja az elszámoláshoz. A végfelhasználói számla eredeti példányán legyen feltüntetve, hogy az elszámolt összeg az adott sportszervezet műhelytámogatásához lett elszámolva. A szövetségi számlán fel kell tüntetni – a kiadáshoz kapcsolódóan – a sportszervezet versenyzőjének (versenyzőinek) nevét illetve kapcsolódó esemény, verseny, edzőtábor pontos megnevezését.
A MOB-ba érkező szöveges beszámolókat és pénzügyi elszámolásokat Felleg Bernadett és Farkas Tibor, a negyedéves esedékességű sportszakmai beszámolókat Medvegy Iván ellenőrzi.
Forrás: www.mob.hu
